Wanneer verhoog je de retainer van een klant? Reken met de uren die je maakt

Verhoog een maandelijkse retainer als het werk eronder al een paar maanden meer uren kost dan waarvoor je het bedrag hebt berekend, en die uren uit meer van hetzelfde werk komen. Losse verzoeken en herstelwerk van je eigen team tellen niet mee. Je ziet het door per maand het bedrag zonder BTW, OB of ABB te delen door de uren die je hebt gewerkt, en de uitkomst te vergelijken met het uurtarief waarop je de retainer hebt gebaseerd.

Je effectieve uurtarief en de benutting

Ook als er geen uurtarief in de afspraak staat, heb je er een gekozen. Wie USD 1.500 exclusief belasting vraagt voor 20 uur per maand, rekent USD 75 per uur. Elk uur daarboven dat je niet factureert, verlaagt dat tarief, terwijl de factuur gelijk blijft.

Een verzonnen klant over zes maanden, met de uren op werk dat onder de retainer valt:

De benutting is het aantal gebruikte uren gedeeld door de afgesproken uren. Boven 100% werk je uren weg zonder dat ze betaald worden. Ligt de benutting maandenlang ver onder 100%, dan betaalt de klant voor uren die blijven liggen, en dat kun je beter zelf aankaarten.

Van augustus tot en met oktober werkte je 71 uur voor USD 4.500: USD 63,38 per uur. De 11 uur boven de afspraak zijn tegen je eigen tarief USD 825 waard. Tel de uren zoals je ze factureert. Rond je op facturen af op een kwartier, doe dat hier ook.

Drie maanden boven de afspraak

Een lancering, een nieuwe contactpersoon bij de klant of een storing kan één maand flink laten uitschieten. Kijk daarom naar het gemiddelde van de laatste drie maanden, en bepaal vooraf hoeveel overschrijding je laat lopen. In dit voorbeeld is dat 10%, ofwel 2 uur per maand.

Augustus tot en met oktober komt uit op 23,7 uur gemiddeld, 3,7 uur boven de 20. Dat is meer dan de marge, en juni en juli lagen ook al boven de afspraak.

Let op doorgeschoven uren. Mogen ongebruikte uren mee naar de volgende maand, dan zijn de 2 uur die in mei bleven liggen al betaald. Gebruikt de klant die later, dan is dat geen overschrijding. Vervallen ongebruikte uren aan het eind van de maand, dan telt mei niet mee.

Welke extra uren meetellen

Van de 11 extra uren hoort maar een deel in het maandbedrag. Ga de taken erachter langs.

Stel dat 3 uur naar een nieuwsbriefsjabloon ging, iets wat de klant één keer vroeg. Dat is een aparte opdracht: een offerte de volgende keer, of uren op een gewone factuur. Een vast maandbedrag is er niet voor.

Stel dat nog eens 2 uur opging aan een fout van je eigen team. Die uren zijn voor jouw rekening en zeggen niets over de prijs.

De overige 6 uur zijn meer van het werk dat al in de afspraak zit: dezelfde updates en supportvragen, alleen vaker. Verdeeld over drie maanden is dat 2 uur per maand. Daarop baseer je het voorstel.

Hoeveel erbij

Het werk kost nu ongeveer 22 uur per maand. Tegen USD 75 is dat USD 1.650 exclusief belasting. Je kunt de klant drie varianten voorleggen:

De tweede variant past bij een klant met een vast budget: jullie spreken af welke taken vervallen. De derde past bij werk dat sterk wisselt per maand, als de klant een wisselende factuur accepteert. Is je tarief zelf ook te laag geworden door hogere kosten, dan is dat een aparte berekening. Die staat in ons artikel over de inflatie op Bonaire.

Het voorstel noemt de prijs met belasting

In Suriname, op Curaçao en op Bonaire is het verboden een belaste dienst aan te bieden voor een prijs zonder de belasting erin. "USD 1.650 per maand excl. BTW" mag in je voorstel dus niet het enige bedrag zijn.

Voor sommige diensten geldt een vrijstelling of een ander tarief. Sint Eustatius en Saba hebben lagere ABB-tarieven dan Bonaire, en Aruba en Sint Maarten hebben elk hun eigen belasting. Zie onze belastinggidsen (in het Engels).

Factureer je in Suriname in dollars, dan reken je de BTW om met de laatst genoteerde verkoopkoers van de Centrale Bank van Suriname op het moment dat de BTW verschuldigd wordt (art. 10 lid 8 Wet BTW). Op Curaçao moet de OB op een dollarfactuur ook in Caribische guldens staan; dat staat in ons artikel over de factuur op Curaçao.

Ingangsdatum en de mail aan de klant

Het nieuwe bedrag gaat in bij de volgende periode. Maanden die al gefactureerd zijn, laat je zoals ze zijn. Staat er een opzegtermijn voor prijswijzigingen in de afspraak, houd die aan. Staat er niets, geef de klant dan minstens een volle maand.

Voor een klant in Suriname kan de mail zo luiden:

Van augustus tot en met oktober kostte het werk onder onze maandafspraak gemiddeld 22 uur per maand, terwijl er 20 uur in zitten. Ik stel voor de retainer vanaf 1 december te verhogen naar 22 uur voor USD 1.815 per maand inclusief 10% BTW (USD 1.650 exclusief). Wilt u op het huidige bedrag blijven, dan bepalen we samen welke taken vervallen. Uren boven de afspraak reken ik tegen USD 93,50 inclusief BTW, en alleen na uw akkoord. Een overzicht van de uren per taak zit in de bijlage.

Met dat overzicht kan de klant de uren naast het aangevraagde werk leggen.

Wat Zentract hierin doet

In Zentract schrijft je team tijd op de taak waaraan het werkt. Een retainer op het project legt de uren en het bedrag per periode vast, en het project toont hoeveel uren in de lopende periode beschikbaar, gebruikt en over zijn. Admins en managers krijgen standaard een melding bij 80% en 100% van de beschikbare uren.

Voor uren boven de afspraak kies je: factureren tegen een eigen tarief als de periode sluit, aftrekken van de volgende periode, of niet factureren. Meerwerk dat je niet factureert wordt wel vastgelegd, dus in afgesloten periodes zie je hoe vaak de afspraak te krap was. Werkcategorieën houden werk dat niet onder de retainer valt buiten de telling; dat gaat op een gewone factuur per uur. Het overzicht van de uren per taak deel je met de klant via een link. Een nieuw aantal uren of bedrag gaat in bij de volgende periode. De handleiding voor retainers (in het Engels) laat de instellingen zien.

Dit artikel is algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De klant, bedragen en uren in de voorbeelden zijn verzonnen.

Bronnen (gecontroleerd op 7 november 2026): Wet Belasting over de Toegevoegde Waarde 2022 (S.B. 2022 no. 121), artikel 4 lid 1 en artikel 10 lid 8 en 9; Belastingdienst Suriname, BTW. Landsverordening omzetbelasting 1999 (P.B. 2013 no. 52), artikel 6 en 12a. Belastingwet BES, artikel 6.10 en 6.24.